07.05.2018

Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union (EU) ab 25.05.2018

Ist Ihr Unternehmen auf die Neuerungen eingestellt? Wurden sämtliche Vorkehrungen getroffen? Bei Verstössen drohen dragonische Sanktionen! Ihr 3-Punkte-Plan für den datenschutzkonformen Umgang mit sensiblen Bewerberdaten

Ihr 3-Punkte-Plan für den datenschutzkonformen Umgang mit sensiblen Bewerberdaten

  • Personenbezogene Daten müssen dauerhaft gelöscht werden, sobald eine Vakanz neu besetzt und die Speicherung der Bewerberdaten somit nicht mehr notwendig ist. Unterlagen, die Sie per Post erhalten haben, sind zwei bis spätestens sechs Monate nach Zugang an den Bewerber zurückzugeben.
  • Möchte ein Unternehmen die Daten des Bewerbers auch darüber hinaus speichern, bedarf dies der schriftlichen Einwilligung des Kandidaten. Unser Tipp: Kandidaten, die ernsthaftes Interesse an Ihrem Unternehmen haben, geben in der Regel gerne die Zustimmung zur Aufnahme in Ihren Kandidaten-Pool. Holen Sie einfach in Form eines Mailings, beispielsweise über Ihr Bewerbermanagement-System, die Einwilligung dazu ein. Der Kandidat ist vor Abgabe der Einwilligung auf sein Widerrufsrecht hinzuweisen.
  • Bewerbungsunterlagen dürfen im Unternehmen nur den Personen zugänglich gemacht werden, die mit der Besetzung der Vakanz direkt befasst sind. Dies sollte auch insbesondere bei der Verteilung von Zugriffen auf ein Bewerbermanagement-System beachtet werden.

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Zweck der Speicherung von Bewerberdaten ist die Besetzung einer offenen Stelle im Unternehmen. Wird die Stelle nicht oder mit einer anderen Person besetzt, dann entfällt der Zweck der Stellenbesetzung für den betroffenen Bewerber. Damit sind grundsätzlich auch dessen Daten und somit die Bewerbung zu löschen bzw. Unterlagen an den Bewerber zurückzugeben.

Der Arbeitgeber darf die Bewerbungsunterlagen (und auch die Dokumentation des Bewerbungs-verfahrens) nach Abschluss der Bewerbung aufbewahren, um sich gegen potentielle Diskriminierungsvorwürfe wehren zu können. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz verbietet Diskriminierungen, u.a. wegen der Rasse, dem Geschlecht und des Alters. Fühlt sich ein Bewerber wegen einer Absage diskriminiert, könnte er daher Schadensersatz- und Entschädigungsansprüche gegen den Arbeitgeber geltend machen. Diese Ansprüche müssen gem. § 15 Abs. 4 AGG innerhalb von zwei Monaten ab Zugang der Ablehnung geltend gemacht werden. Damit der Arbeitgeber die Vorwürfe entkräften und die Ansprüche abwehren kann, muss er die Bewerbungsunterlagen so lange aufbewahren dürfen. Vertreten wird, dass die Bewerbungsunterlagen somit zwei bis spätestens sechs Monate nach Zugang der Ablehnung beim Bewerber zurückzugeben bzw. zu vernichten nicht.

Bewerbungsdaten dürfen im Unternehmen nur denjenigen Personen zugänglich gemacht werden, die mit der Bewerbung erforderlicherweise befasst sind. Dies ist in jedem Fall also der Arbeitgeber persönlich (im Kleinbetrieb) oder der Personalchef/ -sachbearbeiter (im großen Betrieb). Auch die Führungskräfte/ potentiellen Vorgesetzten, die mit dem Bewerber zusammenarbeiten werden und über dessen Einstellung mitentscheiden, sind berechtigt.

Schließlich hat auch der Betriebsrat ein Recht, die Bewerbungsunterlagen einzusehen. Gem. § 99 Abs. 1 1 BetrVG sind dem Betriebsrat bei geplanten Einstellungen durch den Arbeitgeber von Gesetzes wegen die Bewerbungsunterlagen vorzulegen und Auskunft über die Person zu geben.

Die Einhaltung des Datenschutzes im Betrieb obliegt natürlich dem Arbeitgeber selbst. Überwacht wird dies zum einen durch den Betriebsrat – soweit vorhanden – und zum anderen durch den zu bestellenden Datenschutzbeauftragten. Dieser hat gem. Art. 39 DSGVO u.a. die Aufgabe, auf die Einhaltung deer DSGVO und des BDSG hinzuwirken.

 Bewerbungsunterlagen müssen vom Arbeitgeber zwei bis spätestens sechs Monate nach Zugang der Ablehnung beim Bewerber zurückgegeben bzw. vernichtet werden. Möchte ein Arbeitgeber die personenbezogenen Daten darüber hinaus speichern (zum Beispiel zum Zwecke einer zukünftigen Berücksichtigung bei weiteren Stellenangeboten), bedarf es der ausdrücklichen (aus Beweisgründen am besten schriftlichen) Einwilligung des Bewerbers. Dies ist ganz einfach dadurch zu bewerkstelligen, dass Sie bei der Erfassung der Bewerbung in einem Bewerbermanagement-System explizit diese Einwilligung einholen. Noch sinnvoller ist es, den Bewerber im oder nach Abschluss des Bewerbungsprozesses aktiv anzuschreiben und sich die Einwilligung geben zu lassen. Der Bewerber hat das Recht, seine Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Hierauf ist er vor Abgabe der Einwilligung gem. § 51 Abs. 3 BDSG 2018 hinzuweisen.